Non esiste evento importante o di una certa rilevanza che non abbia bisogno di essere annunciato in una conferenza stampa. Ecco perché se ne organizza una.
La semplice definizione di una conferenza stampa è un’intervista rilasciata da un personaggio o personalità di spicco ai giornalisti al fine di fare un annuncio, fornire informazioni o rispondere a domande. È un evento organizzato, nel senso che ha struttura e ordine. Ma perché le conferenze stampa sono importanti?
Le conferenze stampa sono molto utili e svolgono effettivamente un ruolo molto importante nella società nel suo insieme. Gli annunci politici e commerciali sono resi efficienti da queste conferenze stampa. Personaggi celebri e altri personaggi pubblici beneficiano anche di conferenze stampa.
Organizzare una conferenza stampa: cosa fare e non fare
L’organizzazione di una conferenza stampa inizia dalla fase di pianificazione. È qui che inizi da zero e ti fai strada fino al punto in cui sei in grado di eseguire la conferenza stampa senza problemi.
Il successo di una conferenza stampa dipende in gran parte dalla pianificazione. Se è stato fatto male, allora è quasi scontato che la conferenza stampa risultante non avrà il successo previsto o sperato.
Concediti tutto il tempo necessario per pianificare la conferenza stampa e se hai bisogno dell’assistenza di parti esterne per l’illuminazione, la ristorazione, il sistema audio e simili, devi anche assicurarti che le disposizioni siano state prese e risolte: una buona idea è sicuramente rivolgersi a un’agenzia che si occupa di allestimento per eventi.
Sarebbe una buona idea iniziare a pianificare diverse settimane prima della data prevista per la conferenza stampa. Questo non solo ti garantirà che avrai più tempo a sufficienza per mettere tutto insieme, ma ti darà anche più spazio per apportare modifiche se e quando necessario.
Quando pianifichi una conferenza stampa, ecco gli elementi su cui dovresti concentrarti.
Quale messaggio vuoi trasmettere durante la conferenza stampa? Qual è l’annuncio che vuoi fare? Quali sono i problemi che la tua azienda vuole affrontare? Devi essere chiaro sul messaggio o sull’argomento, quindi non verrai deviato durante la conferenza stampa.
L’argomento verrà inoltre ben visibile nel kit di stampa che distribuirai alla stampa, quindi devi assicurarti di avere tutti i dettagli corretti.
Non è possibile scegliere qualsiasi data e ora casuali per tenere la conferenza stampa, o basarla esclusivamente su quale giorno del calendario è vuoto o quando i membri del senior management che parleranno nella conferenza stampa sono liberi.
Ricorda che inviterai giornalisti e giornalisti alla tua conferenza stampa, e sono radicati per andare dove si trovano gli eventi degni di nota. Se le notizie o le informazioni che condividerai durante la conferenza stampa non sono rilevanti o degne di nota per loro in quel determinato momento, è più probabile che ti ignorino e cerchi invece altri eventi, più pertinenti e degni di nota.
La posizione o la sede della conferenza stampa è importante tanto quanto la data e l’ora.
Ci sono due attori principali in una conferenza stampa: gli oratori e il moderatore. Durante la conferenza stampa, l’oratore o gli oratori saranno il volto dell’azienda o dell’azienda. Sono loro a consegnare il messaggio, a fare l’annuncio o a rispondere alle domande dei giornalisti.
Pertanto, non dovresti assegnare qualsiasi persona a caso. Anche se il relatore è un membro del senior management o uno che è pienamente informato sulla società, non è ancora esente dallo studio e dalla formazione per l’evento.
Il moderatore agisce come il maestro delle cerimonie, per così dire, facilitando l’intero scambio tra gli oratori e il pubblico. Questa persona controllerà e regolerà sostanzialmente il flusso della discussione, in modo che i partecipanti si attengano all’argomento.
Formali fornendo i materiali necessari per la conferenza stampa, come materiali di lettura sull’argomento o sulla questione e altra letteratura correlata. È anche incoraggiato a condurre una prova generale, in quanto metterà il moderatore e gli oratori in una condotta simulata della conferenza stampa.
Innanzitutto, devi presentare un elenco di giornalisti, giornalisti e personalità dei media che desideri invitare alla conferenza stampa. Scegli i giornalisti che lavorano su ritmi correlati alla tua attività o che sono interessati all’annuncio o ai problemi che farai o risolverai.
Naturalmente, ci si aspetta che sovrintenda ai dettagli più fini, come le prenotazioni della sede, se la conferenza stampa deve essere condotta al di fuori della sede della propria attività.
